組織庫(kù)冷凍樣本管理流程
組織庫(kù)冷凍樣本管理流程 |
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一. 取材和編號(hào)/標(biāo)簽部分 在本環(huán)節(jié)進(jìn)行組織和血液的取材,并制作條形碼標(biāo)簽,將樣本進(jìn)行分裝。 1. 取材單:手術(shù)醫(yī)生根據(jù)臨床病例情況在術(shù)前一日通知樣本庫(kù)次日取樣本,同時(shí)在醫(yī)囑中注明需要抽取血樣數(shù)量、種類。樣本庫(kù)根據(jù)次日樣本情況預(yù)先準(zhǔn)備樣本提取單,并預(yù)先定義好流水編號(hào)。樣本提取單上的信息可包含并不于以下內(nèi)容中的一部分: A. 個(gè)體流水編號(hào) B. 個(gè)體基本信息:如住院號(hào),病理號(hào),手術(shù)科室,手術(shù)醫(yī)生,病人姓名,性別等 C. 樣本特征信息:如臟器名稱,樣本類型(腫瘤,癌旁,正常,淋巴結(jié),息肉,囊壁),樣本性質(zhì)(原發(fā)/復(fù)發(fā)/轉(zhuǎn)移)等 D. 樣本采集信息:如樣本份量,體積,分管數(shù),術(shù)前/術(shù)后等 E. 診斷信息:如臨床診斷,病理診斷,分化程度,UICC 分期,ICD10/ICDO-3 代碼等 F. 治療信息:如放療,化療,手術(shù)等 G. 生物安全信息:有/無(wú)傳染性 H. 時(shí)間信息:采集時(shí)間,樣本離體時(shí)間,低溫時(shí)間,等 I. 工作人員信息:取材員,記錄員等 J. 以及備注信息。 2. 組織樣本:從手術(shù)室收集組織樣本,填寫取材表。在組織庫(kù)凍存管理軟件上登記部分欄目,如通過(guò)輸入住院號(hào)碼,軟件從HIS 中自動(dòng)調(diào)入該病例的個(gè)體信息(基本信息、臨床信息等)。 如果輸入部分信息,由系統(tǒng)自動(dòng)生成連續(xù)于上次的個(gè)體編號(hào),如選擇臟器名,樣本類型,樣本保存方式,以及分管數(shù),軟件按照規(guī)則生成樣本編號(hào),如1012345D19TF1~ 1012345D19TF4,在對(duì)應(yīng)的樣本信息欄中輸入各分管的樣本采集信息等特性,點(diǎn)擊保存將所有信息存入數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)自動(dòng)在手術(shù)室的耐液氮的條形碼標(biāo)簽上生成樣本條形碼信息。將離體的組織樣本存入耐液氮凍存管,貼好標(biāo)簽后,在30 分鐘內(nèi)浸入液氮。當(dāng)天樣本采集完成后,使用小型液氮轉(zhuǎn)移罐或者冰盒將樣本轉(zhuǎn)移到實(shí)驗(yàn)室。 【組織樣本的編號(hào)命名1012345D19TF1,代表該1012345 號(hào)病收集的D19 臟器的癌旁樣本(T 腫瘤,P 癌旁,N 正常,L 淋巴結(jié),Y 息肉,C 囊壁)用F 方式(Frozen Tissues/OCT/ RNAlater/DNA/Paraffin embedding 等)保存的*份。】
3. 血液樣本:各科室分別將血液樣本送樣本庫(kù),附血液取材表,填寫取材表信息,取材表上分管數(shù)留空。按不同原發(fā)病灶臟器名稱,對(duì)樣本和取材單歸類,每類按序排放。 a. 打印標(biāo)簽:通過(guò)輸入住院號(hào)將個(gè)體信息導(dǎo)入組織庫(kù)凍存管理軟件,之后將取材單上的流水編號(hào)和臟器名稱輸入軟件,同時(shí)輸入不同成份對(duì)應(yīng)的預(yù)設(shè)管數(shù),按照規(guī)則自動(dòng)生成樣本編號(hào),如1012345D19BP1~1012345D19BP5,自動(dòng)在實(shí)驗(yàn)室的條碼打印機(jī)上生成耐-80 度標(biāo)簽。 b. 將標(biāo)簽貼到EP 管上,按序在離心管架上排好。 c. 將血液樣本進(jìn)行離心分血處理,對(duì)每種成份按預(yù)設(shè)的分管數(shù)分裝成若干份,存入預(yù)先排好的離心管,存入時(shí)核對(duì)一下編號(hào)。 【以上方法為先貼標(biāo)簽再分血的程序,也可以考慮先分管再貼標(biāo)簽,流程如下:將血樣樣本進(jìn)行離心分血處理,按需對(duì)不同成份存入EP 管,按樣本類型排序放好,在EP 管蓋上手工寫上取材表上的個(gè)體流水號(hào),同時(shí)在取材單上登記不同成份樣本的確切分管數(shù)。完成后,根據(jù)取材單上的信息,通過(guò)軟件輸入相關(guān)信息,按照規(guī)則自動(dòng)生成耐-80 度的條形碼標(biāo)簽。按順序?qū)⒄x心管貼好標(biāo)簽,再送-80 度凍存。】 【血液樣本的編號(hào)命名1012345D19BP1,代表該1012345 號(hào)病收集的D19 臟器癌癥的B 血液 樣本的P 血漿(Plasma/ Serum / White Blood Cells/ Erythrocyte/ Thrombolytic / DNA/ RNA/whole Blood/等)的*份。】 注:如今后存儲(chǔ)細(xì)胞混懸液、分泌物、排泄物等類型樣本時(shí),編號(hào)規(guī)則參考附表2。
二. 樣本入庫(kù)部分 在本環(huán)節(jié)將條碼凍存管按照預(yù)先分配的位置信息存入條碼凍存盒。通過(guò)對(duì)凍存管條形碼的掃描,實(shí)現(xiàn)軟件上的同步存入。 4. 在-80 度臥式冰箱里進(jìn)行樣本分類整理,按不同臟器將條碼凍存管存入條碼凍存盒,存入時(shí)通過(guò)對(duì)條碼的掃描,確定凍存管和凍存盒之間的位置關(guān)系,實(shí)現(xiàn)軟件上的同步信息定位。將凍存盒存入-80 度臥式冰箱的對(duì)應(yīng)位置時(shí),也通過(guò)對(duì)凍存盒條形碼的掃描在軟件上實(shí)現(xiàn)同步存入。 建議按照原發(fā)臟器名稱進(jìn)行樣本歸類存儲(chǔ),每個(gè)凍存盒內(nèi)裝同一種臟器同一種類型的樣本,不同類型的樣本存入不同顏色的凍存盒(如分成血清,血漿,白細(xì)胞,冷凍組織,RNALATER,細(xì)胞組學(xué))。 為更便于使用,并且減少使用時(shí)的凍融次數(shù),建議同一臟器同一類型樣本的不同份數(shù),存入不同的凍存盒。 建議預(yù)先規(guī)劃凍存盒的存放位置,在凍存盒放入臥式整理冰箱之前,已經(jīng)預(yù)先貼好了標(biāo)簽,其中包含臟器名稱,樣本類型和位置編號(hào)。等凍存盒存滿后,可另貼一個(gè)標(biāo)簽注明內(nèi)部的凍存管的流水編號(hào)起止。 5. 在臥式整理冰箱里任一病種的凍存盒存滿后,轉(zhuǎn)移到預(yù)先規(guī)劃好位置的供存儲(chǔ)的立式-80度超低溫冰箱(如不同層架規(guī)劃給不同的臟器),將凍存盒進(jìn)行轉(zhuǎn)移的時(shí)候,通過(guò)對(duì)凍存盒條形碼的掃描,實(shí)現(xiàn)軟件上的同步的位置搬移。
三. 信息關(guān)聯(lián)部分 6. 樣本的個(gè)體信息關(guān)聯(lián)導(dǎo)入: 樣本的個(gè)體信息,可以在以上第2 第3 點(diǎn)制作標(biāo)簽的環(huán)節(jié)通過(guò)HIS 關(guān)聯(lián)直接導(dǎo)入。如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)HIS接口的導(dǎo)入,可以通過(guò)定期用EXCEL 格式轉(zhuǎn)導(dǎo)入。 通過(guò)住院號(hào)或者病理號(hào),從醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)里將樣本個(gè)體來(lái)源對(duì)應(yīng)的信息(基本信息,病史,病程,診斷信息,病理信息,檢驗(yàn)信息,治療信息,電子病例信息等)以 “.xls” (EXCEL文件格式)導(dǎo)出,然后將相關(guān)信息導(dǎo)入到凍存管理軟件,通過(guò)住院號(hào)將凍存管上的編號(hào)和樣本個(gè)體來(lái)源的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。 7. 將樣本的后期管理信息錄入系統(tǒng)。可通過(guò)直接登記或者接口導(dǎo)入的方法,在凍存管理軟件上錄入樣本的關(guān)聯(lián)信息,如治療結(jié)果,家系資料,流行病學(xué)資料,隨訪資料等。 8. 組織/血液樣本的匹配:在凍存管理系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)聯(lián)欄目,如就診卡號(hào),住院號(hào)等,如果某例樣本既有血液又有組織,則系統(tǒng)自動(dòng)匹配樣本,建立信息關(guān)聯(lián)并提示匹配樣本數(shù)量。
四. 出庫(kù)管理和日常操作部分 9. 樣本的使用和管理中的幾個(gè)細(xì)節(jié) 1) 通過(guò)凍存管理軟件,進(jìn)行各種預(yù)定條件的查詢,統(tǒng)計(jì),分析和出入庫(kù)管理。 2) 在冰箱中的樣本盒內(nèi)空位較多時(shí),計(jì)算機(jī)主界面上用不同顏色顯示對(duì)應(yīng)凍存盒的存儲(chǔ)空置情況,可對(duì)對(duì)應(yīng)凍存盒進(jìn)行并位管理,整理出空的位置可供新的樣本存入。 3) 出庫(kù)時(shí),通過(guò)條形碼掃描實(shí)現(xiàn)快速信息處理。 4) 設(shè)立賬號(hào)層級(jí)權(quán)限,對(duì)樣本設(shè)置重要性權(quán)限級(jí)別,對(duì)樣本的某些信息字段也設(shè)置權(quán)限級(jí)別。權(quán)限除了操作功能限定,還和樣本重要性級(jí)別掛鉤。例如:現(xiàn)場(chǎng)取材賬戶只能制作標(biāo)簽和錄入取材基本信息;樣本管理人員可以查詢樣本的信息并進(jìn)行入庫(kù)操作,也可執(zhí)行出庫(kù),;樣本庫(kù)主管賬號(hào)可統(tǒng)計(jì)分析樣本庫(kù)信息,并審批出庫(kù);授權(quán)的訪問(wèn)賬號(hào)可以查詢得知庫(kù)內(nèi)現(xiàn)有的符合某些對(duì)應(yīng)基本信息的樣本數(shù)量,或者看到樣本基本信息,卻無(wú)法看到姓名等隱私字段。 10. 樣本庫(kù)標(biāo)識(shí)建議 在冰箱外門上貼上磁性凍存架模擬標(biāo)識(shí),并在對(duì)應(yīng)的空格位置上填寫凍存盒的信息。例如凍存盒內(nèi)樣本名稱,凍存盒編號(hào),凍存盒內(nèi)樣本編號(hào)起止等。 這樣,在打開(kāi)冰箱門之前,對(duì)內(nèi)部的樣本基本情況也能一目了然。 注:【根據(jù)某些樣本zui終的實(shí)驗(yàn)要求,可能需要設(shè)計(jì)不同的存儲(chǔ)流程,比如有些需要做蛋白實(shí)驗(yàn)的樣 本,直接存入液氮罐或者-150 度冰箱保存,不經(jīng)過(guò)整理冰箱這個(gè)環(huán)節(jié);又比如對(duì)需要做細(xì)胞和組織培養(yǎng)的樣本,為保證樣本的質(zhì)量,需要先存入-40 度冰箱后再轉(zhuǎn)入-80 再存入-150 度超低溫冰箱,或者采用程序冷凍儀進(jìn)行冷凍】 五. 樣本保存圖示說(shuō)明 |
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